Special - Projekt-/Zeitmanagement
Effektiver Arbeiten, mit dem 4-Quadranten-Prinzip.
Als selbstständiger Mediendesigner arbeite ich in der Regel an mehreren Projekten parallel. Dabei ist effizientes Arbeiten und ein strukturierter Workflow gefragt um nicht den Überblick zu verlieren. Dementsprechend ist man dankbar für jede Möglichkeit seine Arbeitsabläufe zu optimieren.
Das 4-Quadranten-Prinzip
In einem Buch der »Heidelberg Print Media Academy« las ich vor einiger Zeit zum ersten Mal etwas über das 4-Quadranten-Prinzip. Einen einfachen und sehr smarten Ansatz zur Verbesserung von Arbeitsabläufen.
Das Prinzip ist im Grund schnell erklärt: In einem Raster – einfach unten auf das Bild klicken, um es in der Großansicht zu öffnen – werden Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeordnet.
Jede anstehende Aufgabe kommt in einen der Quadranten, und wird so einer Kategorie zugeordnet:
- Quadrant 4: wichtig und dringend
- Quadrant 3: wichtig aber nicht dringend
- Quadrant 2: weniger wichtig aber dringend
- Quadrant 1: weniger wichtig und nicht dringend
Einfach, aber sehr effektiv
Das kategorisieren der einzelnen Aufgaben nimmt nicht viel Zeit in Anspruch. Es hilft aber, wie ich mittlerweile aus eigener Erfahrung sagen kann ungemein, bei der Organisation von Projekten und der des Arbeitsalltags.
Im Frühjahr 2008 habe ich das 4-Quadranten-Prinzip erstmals bei einem Projekt getestet. Ein zweites Projekt in dem ich es ebenfalls angewandt habe lief im Sommer an.
In beiden Fällen hat es mir – zu meiner Überraschung – die Arbeit deutlich spürbar erleichtert.
Man kann mittels der Kategorisierung Aufgaben schneller, effektiver und besser organisiert abarbeiten. Man nutzt die vorhandene Zeit sinnvoller und vermeidet es Zeit mit weniger wichtigem zu vergeuden, die einem dann bei den wichtigen Aufgaben fehlt.
Mehr Sicherheit, weniger Stress
Seit einigen Wochen nutze ich das 4-Quadranten-Prinzip nun auch im Büroalltag. Und auch dort bewährt es sich. Wie so oft sind es die simpelsten Lösungen die den größten Erfolg zeigen.
Ich kann nur jedem der das Prinzip noch nicht kennt ans Herz legen es einfach mal auszuprobieren. Nutzen kann es vom Schüler bis zum Großkonzern jeder, Kosten verursacht es keine – außer für ein wenig Papier, und Tinte – und man muß auch keine dicken Bücher verschlingen um das Prinzip zu verstehen. Oder seinen gesamten Alltag umstellen, und an merkwürdige Götter glauben, oder lustige Kutten tragen und sich nur noch von Cornflakes in Senfsoße ernähren.
Es ist einfach nur eine smarte, genial einfache Methode zur Optimierung von Arbeitsabläufen.
Für die, deren Interesse jetzt geweckt wurde, gibt es unten ein PDF, um das ganze einfach mal auszuprobieren. Ich hoffe es bringt anderen so viel, wie es mir gebracht hat.
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Letzte Aktualisierung am Samstag den 14. März 2009
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